1. Identificación del responsable

VIP ÓPTICA Y FARMACIA S.A.S., en adelante VIP Óptica y Farmacia, comprometida con el cuidado de la salud visual y el bienestar de sus pacientes, establece la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, con el propósito de informar a sus pacientes, usuarios y visitantes sobre la manera en que se recopila, utiliza, almacena, protege y gestiona su información personal.

La presente política se aplica a la información recopilada a través de nuestros puntos de atención, página web, canales de comunicación, servicios de consulta visual y procesos de compra de productos ópticos y farmacéuticos.

2. Marco normativo

Esta política se desarrolla de conformidad con la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, especialmente:

• Ley 1581 de 2012.

• Decreto 1074 de 2015, en lo aplicable.

• Demás normas que modifiquen, adicionen o reglamenten la protección de datos personales en Colombia.

3. Información que recopilamos

VIP Óptica y Farmacia podrá recopilar los siguientes datos personales, de acuerdo con el servicio solicitado y la autorización otorgada por el paciente:

• Nombres y apellidos.

• Tipo y número de identificación.

• Información de contacto, como teléfono, correo electrónico y dirección de entrega.

• Información relacionada con compras, pedidos y facturación.

• Información asociada a fórmulas ópticas y lentes de contacto.

• Información necesaria para la prestación de servicios de consulta visual.

• Información relacionada con solicitudes, PQRS y atención al paciente.

Datos relacionados con la salud: La información médica, fórmulas y datos relacionados con la salud pueden constituir datos sensibles. Su tratamiento deberá realizarse con fundamento legal, autorización cuando corresponda y medidas de protección adecuadas.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales de los pacientes podrán ser utilizados para las siguientes finalidades:

1. Gestionar la atención y el servicio solicitado por el paciente.

2. Programar y administrar citas de consulta visual.

3. Procesar compras realizadas en la página web y en los puntos físicos.

4. Gestionar pedidos, facturación, pagos y entregas.

5. Verificar y gestionar fórmulas ópticas o médicas cuando sean necesarias para el servicio.

6. Brindar atención, orientación y seguimiento a solicitudes, quejas, reclamos y sugerencias.

7. Cumplir obligaciones legales, sanitarias, contables y administrativas.

8. Enviar información comercial, promociones y novedades, siempre que exista la autorización correspondiente y se respeten los derechos del titular.

VIP Óptica y Farmacia no utilizará los datos personales para finalidades incompatibles con las informadas al paciente o que no cuenten con el fundamento legal correspondiente.

5. Tratamiento de datos sensibles

VIP Óptica y Farmacia reconoce que los datos relacionados con la salud y la información médica pueden ser considerados datos sensibles de acuerdo con la legislación colombiana.

El tratamiento de esta información se realizará únicamente cuando exista una finalidad legítima, una base jurídica aplicable y las medidas necesarias para proteger la privacidad del paciente.

El paciente no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles que no sean necesarios para la prestación del servicio solicitado. Sin embargo, la negativa a proporcionar información estrictamente necesaria podría impedir la prestación de determinados servicios.

6. Derechos de los pacientes y titulares

De acuerdo con la normativa aplicable, los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar información sobre el uso que se ha dado a sus datos.

• Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.

• Revocar la autorización, cuando sea legalmente posible.

• Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.

• Acceder de manera gratuita a sus datos personales, conforme a la legislación vigente.

El ejercicio de estos derechos estará sujeto a las excepciones y obligaciones de conservación establecidas por la ley.

7. Autorización para el tratamiento

VIP Óptica y Farmacia solicitará la autorización del titular cuando sea necesaria para el tratamiento de sus datos personales, informando las finalidades correspondientes.

En el caso de datos sensibles, se respetarán las exigencias legales aplicables y se evitará su tratamiento cuando no exista una base jurídica válida.

La autorización podrá obtenerse mediante formularios físicos o digitales, procesos de atención, página web u otros mecanismos que permitan acreditar el consentimiento cuando corresponda.

8. Protección y seguridad de la información

VIP Óptica y Farmacia implementará medidas de seguridad administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, uso indebido o divulgación no autorizada.

El acceso a la información estará limitado al personal y a los terceros que lo requieran para el cumplimiento de sus funciones, dentro del marco legal aplicable.

9. Compartición de información con terceros

VIP Óptica y Farmacia podrá compartir información personal con proveedores o encargados del tratamiento cuando sea necesario para prestar los servicios solicitados, como:

• Empresas transportadoras y operadores logísticos.

• Proveedores tecnológicos y de comercio electrónico.

• Entidades o proveedores relacionados con pagos.

• Autoridades competentes, cuando exista una obligación legal.

En estos casos se adoptarán las medidas y acuerdos que correspondan para proteger la información personal.

10. Conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, las obligaciones legales, contractuales, sanitarias y administrativas aplicables.

Una vez finalizados los plazos correspondientes, la información será eliminada, anonimizada o conservada conforme a las obligaciones legales vigentes.

11. Atención de consultas y reclamos

Los pacientes y titulares podrán ejercer sus derechos o presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales a través de los canales oficiales de VIP Óptica y Farmacia:

+57 310 234 5026

www.vipoptica.com.co 

Las solicitudes serán atendidas dentro de los términos y procedimientos establecidos en la normativa colombiana aplicable.

12. Vigencia y modificaciones

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación y podrá ser actualizada cuando sea necesario para incorporar cambios normativos, operativos o relacionados con los servicios de VIP Óptica y Farmacia.

Cualquier modificación relevante será comunicada a través de los medios que correspondan.